Was ist ein externer Datenschutzbeauftragter (DSB)?
Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Daten zu schützen – doch viele haben nicht die Zeit oder das Fachwissen, um sich intensiv mit den komplexen Vorgaben zu befassen. Genau hier kommen externe Datenschutzbeauftragte ins Spiel.
Ein:e externe:r Datenschutzbeauftragte:r ist eine unabhängige Person oder Organisation, die Unternehmen und Institutionen dabei unterstützt, die Datenschutzvorgaben insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) einzuhalten. Die Aufgaben umfassen dabei die Beratung in datenschutzrechtlichen Belangen, die Überwachung der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften und die Stellung eines Bindeglieds zwischen der Geschäftsleitung, den Beschäftigten und den Datenschutzbehörden. Anders als interne Datenschutzbeauftragte gehören externe Datenschutzbeauftragte also nicht zu dem beauftragenden Unternehmen.
Kurz gesagt: Externe Datenschutzbeauftragte sorgen dafür, dass Unternehmen Datenschutz nicht nur als Pflicht sehen, sondern als einen Mehrwert, der Vertrauen schafft und rechtliche Risiken minimiert.
Wann ist ein externer Datenschutzbeauftragter notwendig?
Viele Unternehmen sind unsicher, ob sie überhaupt eine:n Datenschutzbeauftragte:n brauchen. Die Antwort darauf geben die datenschutzrechtlichen Regelungen ganz klar: Ein:e Datenschutzbeauftragte:r ist immer dann verpflichtend, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.
Aber auch dann, wenn sensible Daten, wie Gesundheitsinformationen oder Daten über Straftaten, verarbeitet werden. Ebenfalls verpflichtend ist die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, wenn das Unternehmen systematische Überwachungen durchführt – etwa durch Videoüberwachung oder Tracking-Technologien.
Praxistipps: Auch wenn keine gesetzliche Verpflichtung besteht, kann es sinnvoll sein, einen externen Datenschutzbeauftragten zu engagieren. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn Unternehmen:
- in einer Branche tätig sind, die hohe Datenschutzanforderungen hat.
- große Mengen personenbezogener Daten verarbeiten und Unsicherheiten hinsichtlich der Umsetzung der DSGVO bestehen.
- sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren möchten und den administrativen Aufwand des Datenschutzes minimieren wollen.
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mit einem externen DSB
ISiCO stellt Ihnen einen externen Datenschutzbeauftragten zur Verfügung.
- Profitieren Sie von einer Komplettlösung, die Ihre Daten sicher und Ihr Unternehmen rechtskonform hält.
- Der externe DSB deckt Datenschutzlücken auf, bevor sie zu kostspieligen Verstößen führen.
- Er kümmert sich um die Kommunikation mit Behörden (inkl. Meldung von Datenschutzvorfällen)
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Wer darf externer Datenschutzbeauftragter sein und welche Qualifikationen werden benötigt?
Grundsätzlich kann jede Person zum DSB ernannt werden. Externe (und auch interne) Datenschutzbeauftragte müssen allerdings über nachweisliche Fachkenntnisse im Datenschutzrecht und in der Datenschutzpraxis verfügen und diese nachweisen können. Dazu gehören rechtliche, technische und organisatorische Kenntnisse.
Abhängig vom konkreten Unternehmen wird auch sektoren- bzw. branchenspezifisches Wissen, einschließlich spezieller datenschutzrechtlicher Vorgaben, vorausgesetzt, um eine spezifische und konkrete Beratung zu ermöglichen. Zu dem betriebsspezifischen Wissen gehört auch, dass der / die externe DSB stets die Sensibilität der zu verarbeitenden Daten berücksichtigt und in der Lage ist, die Aufgabenwahrnehmung hieran anzupassen.
Der / die DSB sollte darüber hinaus die Fähigkeit besitzen, Überprüfungen, Konsultationen, Dokumentationen und Protokolldateianalysen durchzuführen sowie (falls erforderlich) mit Arbeitnehmervertretungen zu arbeiten.
Zum Nachweis der erforderlichen Fachkunde können Zertifizierungen oder Ausbildungen herangezogen werden, die mittlerweile von diversen Organisationen angeboten werden. Es ist jedoch nicht gesetzlich vorgeschrieben, dass der / die externe DSB solche Zertifizierungen vorweisen muss.
Interner oder externer Datenschutzbeauftragter: Welche Lösung ist besser?
Unternehmen haben zwei Möglichkeiten: Sie können einen internen Datenschutzbeauftragten ernennen oder einen externen Experten beauftragen. Beide Optionen haben Vor- und Nachteile.
Gerade externe Datenschutzbeauftragte bringen viele Vorteile mit sich:
Unternehmen müssen keine internen Beschäftigten aufwendig schulen oder freistellen, um Datenschutzaufgaben zu übernehmen. Externe Datenschutzbeauftragte sind hochqualifiziert und verfügen über aktuelles Fachwissen, das sie durch regelmäßige Schulungen und Sammlung von Erfahrungen erweitern.
Zudem gibt es keine Interessenskonflikte, da die externen Datenschutzbeauftragten unabhängig arbeiten. Ein weiterer Vorteil ist die Rechtssicherheit, da Unternehmen durch die professionelle Beratung Datenschutzverstöße vermeiden und potenziellen Bußgeldern vorbeugen können. Darüber hinaus sind die Kosten und der langfristige Einsatz für einen externen Datenschutzbeauftragten planbarer als die interner Mitarbeiter:innen.
Natürlich bringen auch interne Datenschutzbeauftragte einige Vorteile mit sich, insbesondere durch die direkte Einbindung in die Unternehmensprozesse. Da die internen Strukturen und Abläufe bestens bekannt sind, können Datenschutzmaßnahmen effizient in bestehende Prozesse integriert werden. Zudem ermöglicht die Präsenz im Unternehmen eine schnelle Reaktionszeit bei Datenschutzfragen, sodass Probleme unmittelbar adressiert werden können.
Allerdings gehen mit internen Datenschutzbeauftragten auch einige Herausforderungen einher. Ein erheblicher Schulungs- und Weiterbildungsaufwand ist erforderlich, um sicherzustellen, dass die Fachkenntnisse stets auf dem neuesten Stand sind. Darüber hinaus besteht das Risiko von Interessenskonflikten, insbesondere wenn der:die Datenschutzbeauftragte gleichzeitig in anderen Unternehmensbereichen tätig ist, etwa in der IT oder Personalabteilung. Dies kann die objektive und unabhängige Wahrnehmung der Aufgaben beeinträchtigen.
Außerdem entstehen langfristige Personalkosten, da das Unternehmen nicht nur für das Gehalt, sondern auch für regelmäßige Fortbildungen aufkommen muss. Ein weiterer wesentlicher Nachteil ist die eingeschränkte Unabhängigkeit der internen Datenschutzbeauftragten, da sie als Beschäftigte des Unternehmens weisungsgebunden sind und somit potenziell auch hier in Interessenkonflikte geraten können.
Zusammenfassung: Interner vs. externer DSB
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Was muss man bei der Auswahl eines externen Datenschutzbeauftragten beachten?
Die Wahl eines externen Datenschutzbeauftragten sollte wohlüberlegt sein, denn er übernimmt eine wichtige Rolle im Unternehmen. Doch worauf sollte man eigentlich achten?
Zunächst einmal muss die fachliche Qualifikation stimmen. Datenschutz ist ein komplexes Thema, das technisches, rechtliches und organisatorisches Wissen erfordert. Gute Datenschutzbeauftragte sollten mit der DSGVO genauso vertraut sein wie mit IT-Sicherheit und internen Datenschutzprozessen. Eine Zertifizierung oder ein entsprechender Abschluss kann ein Indiz für die Qualifikation sein, ist aber nicht zwingend erforderlich. Entscheidend ist die praktische Erfahrung im Umgang mit Datenschutzanforderungen.
Aber auch Erfahrung in der jeweiligen Branche ist wichtig. Jemand, der Datenschutz für eine Arztpraxis übernimmt, braucht andere Fachkenntnisse als ein:e Datenschutzbeauftragte:r für ein Online-Marketing-Unternehmen.
Was sind die Aufgaben externer Datenschutzbeauftragter?
Die Aufgaben eines / einer DSB sind in Art. 39 Abs. 1 DSGVO festgehalten. Zu beachten ist, dass die Aufzählung lediglich den Mindestumfang festlegt und es sich hierbei um keine abschließende Regelung handelt.
Externe Datenschutzbeauftragte übernehmen daher eine Vielzahl von Aufgaben, die alle darauf abzielen, Datenschutz im Unternehmen effizient und sicher zu gestalten.
- Zu den Kernaufgaben gehört die Beratung der Geschäftsleitung und der Mitarbeitenden. Er:sie schult Teams im richtigen Umgang mit personenbezogenen Daten und hilft dabei, Datenschutzverstöße zu vermeiden. Außerdem überprüft er regelmäßig die Datenschutzmaßnahmen im Unternehmen und stellt sicher, dass die DSGVO eingehalten wird.
- Ein weiterer wichtiger Bereich ist die Unterstützung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen. Wenn ein Unternehmen neue Technologien oder Verfahren einführt, die ein hohes Risiko für die betroffenen Personen mit sich bringen, hilft der Datenschutzbeauftragte dabei, Risiken zu erkennen und geeignete Schutzmaßnahmen zu treffen.
- Darüber hinaus ist er:sie der:die direkte Ansprechperson für Datenschutzbehörden. Falls eine Kontrolle oder eine Anfrage von betroffenen Personen kommt, sorgt er:sie für die korrekte Kommunikation und stellt sicher, dass alle relevanten Unterlagen vorliegen.
- Im Falle einer Datenschutzverletzung ist schnelles Handeln gefragt. Der Datenschutzbeauftragte hilft bei der Analyse, leitet die notwendigen Maßnahmen ein und stellt sicher, dass eine Meldung an die Aufsichtsbehörden fristgerecht erfolgt.
Ein:e externe:r Datenschutzbeauftragte:r ist nicht nur Berater:in, sondern aktive:r Partner:in, der:die Unternehmen dabei hilft, Datenschutz effektiv und rechtskonform umzusetzen.
Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?
Weder die DSGVO noch das BDSG enthalten Vorgaben über die Kosten bzw. Vergütung eines / einer externen DSB.
Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten variieren je nach:
- Größe des Unternehmens.
- Branche und Risiko der Datenverarbeitung.
- Leistungsumfang (z. B. Schulungen, Audits, Dokumentationen).
- Vereinbarte Reaktionszeiten und Vor-Ort-Beratungen.
Typischerweise bewegen sich die Kosten in einem monatlichen Pauschalbetrag oder in stundenbasierten Honoraren.
Warum ist ISiCO der beste externe Datenschutzbeauftragte für Ihr Unternehmen?
Wir haben als Datenschutzberatung bereits viele Unternehmen – auch große DAX-notierte Unternehmen – bei der Umsetzung von datenschutzrechtlichen Themen unterstützt und verfügen über ein großes Know-How als externe DSB in großen, teils multinationalen Konzernen und helfen dort bei der Umsetzung und Einhaltung der DSGVO.
Durch unsere langjährige Erfahrung und unser vielfältiges Kundenportfolio verfügen auch wir über ein breitgefächertes branchen- und sektorenspezifisches Wissen. So sind wir beispielsweise bestens vertraut mit den Herausforderungen und gesetzlichen Vorgaben des Logistik-, Finanz- und Gesundheitssektors. Auch bei der Umsetzung und Betreuung von Forschungsvorhaben haben wir erfolgreich Kunden unterstützt.
Dank unserer Erfahrung können wir auch auf Mustervorlagen und Richtlinien zurückgreifen, die wir auf Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen können. Dies ermöglicht es uns, Sie schnellstmöglich mit den notwendigen Informationen und Richtlinien zu versorgen, wie beispielsweise eine Datenschutzerklärung für Ihre Website oder Datenschutzhinweise für Ihre Beschäftigten.
Darüber hinaus sind wir auch bestens mit der Kommunikation und dem Auftreten gegenüber den Datenschutzaufsichtsbehörden vertraut und stehen Ihnen hierbei zur Seite.
Wir freuen uns, Sie und Ihr Unternehmen in einem Erstgespräch kennenzulernen. Unsere Beratung zielt stets darauf ab, Ihnen unkompliziert bei Seite zu stehen und Sie bei der Umsetzung Ihrer Projekte und Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben zu unterstützen. Wir begeistern uns dafür, für Ihre Herausforderungen und Probleme eine passende und auf Sie zugeschnittene Lösung zu finden. Dabei denken und beraten wir Sie mit innovativen Ideen und finden für unsere Kunden kreative Lösungen.
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Welche häufigen Gefahren drohen im Bereich Datenschutz?
Fast jeder hat es schon einmal erlebt: Eine E-Mail wird versehentlich an den falschen Empfänger gesendet oder ein Dokument mit sensiblen Informationen bleibt offen auf dem Bildschirm. Solche kleinen Fehler wirken auf den ersten Blick harmlos, können aber in Unternehmen zu erheblichen Datenschutzproblemen führen.
Eine der größten Gefahren im Datenschutz sind menschliche Fehler.
Beschäftigte, die unbedacht auf Phishing-Mails klicken, können Hackern Tür und Tor öffnen. Diese Betrugsversuche sind oft raffiniert gestaltet und wirken täuschend echt. Ein unüberlegter Klick kann dazu führen, dass sensible Kundendaten oder interne Geschäftsgeheimnisse in falsche Hände geraten.
Auch verlorene oder gestohlene Geräte stellen eine erhebliche Gefahr dar. Ein nicht gesichertes Smartphone oder ein unverschlüsselter Laptop, der in der Bahn liegen bleibt, kann Cyberkriminellen den Zugang zu vertraulichen Unternehmensdaten ermöglichen. Besonders problematisch wird es, wenn kein ausreichender Schutz durch Passwörter oder Verschlüsselung besteht.
Ein weiteres großes Risiko sind unsichere IT-Systeme. Schwachstellen in Software oder unzureichende Sicherheitsmaßnahmen können Angreifern die Möglichkeit geben, sich Zugang zu internen Netzwerken zu verschaffen. Cyberattacken wie Ransomware-Angriffe, bei denen Unternehmen erpresst werden, um ihre eigenen Daten wieder freizukaufen, sind längst keine Seltenheit mehr.
Doch nicht nur externe Angriffe sind problematisch – auch innerhalb des Unternehmens lauern Datenschutzfallen. Wenn Mitarbeitende unbefugt auf personenbezogene Daten zugreifen oder Informationen weitergeben, kann das nicht nur zu Vertrauensverlusten, sondern auch zu hohen Bußgeldern führen. Besonders in sensiblen Bereichen wie dem Gesundheits- oder Finanzwesen kann der unbefugte Umgang mit Daten gravierende Folgen haben.
Schließlich dürfen fehlerhafte oder fehlende Datenschutzrichtlinien nicht unterschätzt werden. Wenn ein Unternehmen nicht klar definiert, wer Zugriff auf welche Daten hat oder wie personenbezogene Informationen sicher verarbeitet werden, steigt das Risiko von Datenpannen erheblich. Ohne klare Vorgaben entstehen schnell Unsicherheiten, die zu vermeidbaren Verstößen gegen die DSGVO führen.
Welche Strafen drohen, wenn man keinen Datenschutzbeauftragten bestellt?
„Datenschutz? Das interessiert doch niemanden!“ – Wer so denkt, riskiert hohe Strafen.
Unternehmen, die gesetzlich verpflichtet sind, eine:n Datenschutzbeauftragte:n zu benennen, dies jedoch versäumen, riskieren empfindliche Bußgelder. Die DSGVO sieht in solchen Fällen Geldstrafen von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes vor.
Doch auch unabhängig von der Bestellung eines Datenschutzbeauftragten drohen bei Datenschutzverstößen erhebliche Strafen. Die DSGVO ermöglicht Geldbußen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes, falls Unternehmen grob fahrlässig oder vorsätzlich gegen Datenschutzvorschriften verstoßen. Neben Bußgeldern können auch Abmahnungen, Schadensersatzforderungen von Betroffenen oder behördliche Anordnungen folgen.
Neben den finanziellen Folgen sind Datenschutzverstöße auch mit erheblichen Reputationsrisiken verbunden. Kunden und Geschäftspartner legen zunehmend Wert auf Datenschutz, und Unternehmen, die hier nachlässig agieren, riskieren den Verlust von Vertrauen und Marktanteilen.
Welche Themen sollte ein externer DSB in Bezug auf die DSGVO besonders im Blick haben?
Als externer Datenschutzbeauftragter sind vor allem diese Themen von Belang:
- Bearbeitung von Anfragen betroffener Personen, insbesondere die Schulung der Beschäftigten im Umgang mit Betroffenenanfragen
- Beschäftigtendatenschutz
- Mitwirkung des Betriebsrates, insbesondere auch Vermittlung zwischen Betriebsrat und Unternehmen
- Zusammenarbeit mit den zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörden
- Verhältnis und Zusammenwirken der DSGVO zu anderen Datenschutzgesetzen bzw. sektor- und branchenspezifischen Vorgaben
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