18.07.2018

Fragenkatalog: Sind Sie und Ihr Unternehmen bereit für die DSGVO?

Seit dem 25. Mai 2018 gilt die DSGVO. Die viel befürchtete Abmahnwelle ist zwar ausgeblieben, jedoch werden Unternehmen in Zukunft häufiger daraufhin überprüft werden, inwieweit sie die Vorgaben der DSGVO eingehalten haben. Einen Anfang machte die Landesbeauftragte für den Datenschutz in Niedersachsen. In einer branchenübergreifenden Querschnittsprüfung sollen Unternehmen angeschrieben werden und einen aus zehn Fragen bestehenden Katalog beantworten. Die Antworten sollen Aufschluss über die Frage geben, ob die Unternehmen die 2-jährige Übergangszeit zur Umsetzung der DSGVO genutzt haben.

Die Landesdatenschutzbeauftrage verweist in der entsprechenden Pressemeldung ausdrücklich darauf, dass es bei dem Fragenkatalog nicht primär um die Verhängung möglicher Bußgelder gehe. Dennoch sei es möglich, dass im Zusammenhang mit der Beantwortung der Fragen ein solches Verfahren eingeleitet werden müsse. Vor allem gehe es darum aufzuklären und für Datenschutz und eventuell erforderliche Maßnahmen nach der DSGVO zu sensibilisieren. Zielrichtung seien außerdem vor allem größere und mittlere Unternehmen. Anknüpfend an die Beantwortung der Fragen könnten sich in Zukunft in einzelnen Unternehmen Schwerpunktprüfungen anschließen.

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Der Fragenkatalog fällt wie folgt aus:

Fragenkatalog Querschnittsprüfung DSGVO

  • Vorbereitung auf die DSGVO
    Wie haben Sie sich als Unternehmen auf die DSGVO vorbereitet? Schildern Sie (kurz) die Vorgehensweise, welche Bereiche involviert waren und welche Maßnahmen initiiert wurden. Sofern noch nicht alle Maßnahmen vollständig umgesetzt wurden, erläutern Sie bitte auch den Umsetzungsstatus.
  • Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
    Wie haben Sie sichergestellt, dass alle Ihre Geschäftsabläufe, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, in ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufgenommen wurden? Wie stellen Sie dessen Aktualität sicher? Legen Sie bitte eine Übersicht Ihrer dokumentierten Verfahren sowie ein Beispielverfahren als Muster bei.
  • Zulässigkeit der Verarbeitung
    Auf Basis welcher Rechtsgrundlagen verarbeiten Sie personenbezogene Daten? Sofern Sie auch auf Basis von Einwilligungen personenbezogene Daten verarbeiten, legen Sie bitte Ihre verwendeten Muster bei.
  • Betroffenenrechte
    Wie stellen Sie die Einhaltung der Betroffenenrechte (auf Information, Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit) sicher? Skizzieren Sie Ihre diesbezüglichen Prozesse und gehen Sie insbesondere detailliert darauf ein, wie Sie Ihren Informationspflichten nachkommen. Vorhandene Musterinformationen fügen Sie bitte bei.
  • Technischer Datenschutz
    a. Wie stellen Sie sicher, dass Ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen bzw. die Ihrer Dienstleister ein dem Verarbeitungsrisiko angemessenes Schutzniveau gewährleisten?
    b. Wie stellen Sie sicher, dass Ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen an den jeweiligen Stand der Technik angepasst werden?
    c. Wie stellen Sie sicher, dass Sie für die von Ihnen aktuell oder zukünftig eingesetzten IT-Anwendungen ein dokumentiertes datenschutzkonformes Rollen- und Berechtigungskonzept haben? d. Wie stellen Sie sicher, dass bei der Änderung oder Neuentwicklung von Produkten oder Dienstleistungen Datenschutzanforderungen von Anfang an mitberücksichtigt werden (Privacy by Design und by Default)?
  • Datenschutz-Folgenabschätzung
    a. Wie stellen Sie sicher, dass Verarbeitungen mit einem voraussichtlich hohen Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen erkannt und für diese eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt wird?
    b. Haben Sie in Ihrem Unternehmen Verarbeitungen mit einem voraussichtlich hohen Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen identifiziert? Welche? Fügen Sie bitte die jeweilige Dokumentation zur Datenschutz-Folgenabschätzung bei.
  • Auftragsverarbeitung
    Haben Sie Ihre bestehenden Verträge mit Auftragsverarbeitern an die neuen Regelungen der DSGVO angepasst? Sofern Sie Musterverträge verwenden, fügen Sie diese bitte bei, darüber hinaus fügen Sie bitte einen aktuellen Beispielvertrag mit einem Ihrer Auftragsverarbeiter bei.
  • Datenschutzbeauftragter
    Wie ist Ihr Datenschutzbeauftragter in Ihre Organisation eingebunden? Welche Fachkundenachweise hat er
  • Meldepflichten
    Wie stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen Datenschutzverstöße fristgemäß an die Aufsichtsbehörde meldet? Skizzieren Sie Ihre diesbezüglichen Prozesse.
  • Dokumentation
    Wie können Sie die Einhaltung aller vorstehend in Ziff. 2 – 9 genannten Pflichten nachweisen?

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Der Fragenkatalog gibt deutliche Hinweise auf die von der Niedersächsischen Aufsichtsbehörde gesetzten Schwerpunkte. So scheint ein erster wesentlicher Schwerpunkt auf der Einhaltung von Dokumentationspflichten zu liegen. Unternehmen sollten daher die Prozesse zur Umsetzung der DSGVO nicht nur hinsichtlich ihrer Effizienz, sondern auch hinsichtlich der Dokumentation der entsprechenden Maßnahmen überprüfen. Dies gilt nicht nur für offensichtliche Dokumentationsanforderungen wie das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, sondern etwa auch für den Nachweis der Fachkunde des Datenschutzbeauftragten und den Umgang mit Meldepflichten.

Des Weiteren ist zu erkennen, dass der Fragebogen wenig Detailschärfe aufweist. Vielmehr zielen etwa die Fragen nach Umsetzung der Betroffenenrechte und technischem Datenschutz auf detaillierte Angaben durch Unternehmen ab. Unternehmen sollten den hier bestehenden Umsetzungsspielraum einerseits erkennen, andererseits aber nicht zu großzügig auslegen.

Weniger deutlich klingen Fragen mit der Zielrichtung der Untersuchung des Transparenzgebotes der DSGVO an. Allerdings sollten vor allem die Fragen zu Musterverträgen, Mustereinwilligungserklärungen etc. nicht nur als Hinweis zur Einhaltung von Dokumentationspflichten, sondern auch als Grundlage für die Untersuchung von Transparenzvorgaben angesehen werden.

Auffällig ist zudem, dass bezüglich der Rechtsgrundlage für Datenverarbeitung nur die Einwilligung explizit erwähnt wird. Dies spricht dafür, dass es an klaren Anhaltspunkten für die Gewichtung von Interessen im Rahmen der Interessenabwägung gemäß Artikel 6 Abs.1 lit. (f) DSGVO bisher fehlt und diese noch entwickelt werden müssen. Unternehmen können mit der Antwort auf solche und ähnliche Untersuchungen daher selbst dazu beitragen, die Bedeutung einzelner Interessen – wie Werbeinteressen – hervorzuheben, bevor es zu Gerichtsverfahren kommt.

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