Human Resources

Das Personalwesen hat tagtäglich mit den Daten von (ehemaligen) Mitarbeitern, Bewerbern und anderen Personen zu tun, die geschützt werden müssen. Meistens sind auch sensible Daten dabei, deren Schutz besonders wichtig ist. Die IT- und Rechtsexperten der ISiCO Datenschutz GmbH unterstützen Sie bei der Umsetzung der rechtlichen Vorgaben zu Datenschutz und IT-Sicherheit im Personalwesen!

Wir sind:

  • zukunftsorientiert: wir denken innovativ und unterstützen Sie bei der Digitalisierung ihrer Personalabteilung im Rahmen der Arbeitswelt 4.0
  • erfahren: wir sind ein hochspezialisiertes Team mit langjähriger Erfahrung in IT- und Datenschutzberatung im Personalwesen
  • erreichbar und flexibel: Sie finden uns in Berlin, Düsseldorf und München sowie in der internationalen Beratung

Kaum eine andere Branche hat so viel mit personenbezogenen Daten zu tun wie die HR-Branche. In der Personalakte werden alle personenbezogenen Daten von Namen über Adressen bis hin zu Familienstand und Zeugnissen vermerkt. Bereits Bewerbungsunterlagen enthalten eine große Fülle an Daten und auch während des Beschäftigungsverhältnisses kommen immer wieder neue hinzu, wie z.B. in Krankmeldungen oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen. Diese Daten unterliegen jedoch den Regulatorien von Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Sie enthalten Anforderungen an den Datenschutz, der von der Erhebung über die Speicherung bis zur Löschung der Daten reicht.

In Bezug auf Beschäftigtendatenschutz enthalten BDSG und DSGVO sogar wichtige spezielle Regelungen, die beachtet werden müssen und die Zulässigkeit der Datenverarbeitung betreffen. Außerdem werden auch die allgemeinen Datenschutzgrundsätze im Personalwesen relevant wie der Zweckbindungsgrundsatz, nach dem Mitarbeiterdaten nur zu dem Zweck verwendet werden dürfen, zudem sie erhoben wurden. Außerdem erhöht sich der Compliance-Aufwand der Personalabteilung durch die Erfüllung der Mitarbeiteranfragen auf Auskunft, Information und Löschung der über sie gesammelten Daten.

Im Bereich HR ergeben sich jedoch auch viele besondere Herausforderungen in Bezug auf Datenschutz und Informationssicherheit:

  • richtige Rechtsgrundlage zur Datenverarbeitung
  • besondere Anforderungen an eine Einwilligung des Mitarbeiters in die Datenverarbeitung
  • Erstellung einer digitalen Personalakte
  • Bewerbermanagement: der Aufbau eines Bewerberpools
  • Cloud-Nutzung
  • Einsatz von Headhuntern und Jobportalen
  • Umgang mit sensiblen Daten (z.B. Gesundheitsdaten der Mitarbeiter)
  • Need-to-know-Prinzip: Aufstellung eines Berechtigungskonzepts
  • Dokumentationspflichten: Führen einer Eintrittsliste für das On-/Offboarding
  • Datenportabilität im Arbeitsverhältnis
  • Lösch- und Archivierungskonzept
  • Datenerfassung im Zeiterfassungssystem
  • Aufbau eines datenschutzkonformen Whistleblowersystems
  • Anpassung oder Erstellung von Betriebsvereinbarungen mit datenschutzrechtlichem Bezug

Ziel der Umsetzung der datenschutz- und informationssicherheitsrechtlichen Vorgaben ist nicht nur das Abmahnrisiko durch die Datenschutzbehörden zu senken. Ein zuverlässiges und rechtskonformes Datenschutz- und IT-Sicherheitskonzept trägt auch dazu bei die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Die Rechts- und IT-Sicherheitsexperten der ISiCO erstellen mit Ihnen diese Konzepte und Compliance-Leitlinien und beraten Sie auf allen Ebenen des Umgangs mit Daten. Außerdem führen wir für Ihre Mitarbeiter Datenschutzschulungen durch.

Vertrauen Sie auf uns und unsere Expertise im Bereich Datenschutz und Informationssicherheit in der HR-Branche!

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