Gemäß Art. 37 DSGVO brauchen alle Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten, deren Kerntätigkeit aus der Verarbeitung von personenbezogenen Daten besteht. Das heißt, wenn Geschäftsbereiche hauptsächlich aus Datenverarbeitungsvorgängen bestehen und für die Unternehmensstrategie maßgeblich sind, dann wird ein Datenschutzbeauftragter benötigt.
Das BDSG konkretisiert in § 38 hier zudem, dass ein Datenschutzbeauftragter verpflichtend bestellt werden muss, wenn im Betrieb regelmäßig mindestens 20 Mitarbeitende ständig mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind. Das schließt zum Beispiel die Nutzung von Programmen wie Outlook oder Excel ein.
Der oder die externe Datenschutzbeauftragte unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung und dauerhaften Einhaltung der Datenschutzbestimmungen. Er oder sie überwacht den datenschutzrechtlich zulässigen Umgang mit personenbezogenen Daten im Unternehmen und berücksichtigt dabei auch die Belange des Beschäftigtendatenschutzes. Darüber hinaus legt er oder sie Datenschutzziele fest und bestimmt den Handlungsbedarf sowie den Zeitplan, um die Rechtskonformität im Bereich des Datenschutzes zu gewährleisten.
Zu den wesentlichen Aufgaben des oder der externen DSB gehören unter anderem das Hinwirken auf die Einhaltung der Datenschutzgesetze und -vorschriften sowie die Erstellung und Pflege von Verfahrensübersichten, die Sicherstellung der datenschutzkonformen Verarbeitung von Mitarbeitenden- und Kund:innendaten, die Durchführung von Vorabkontrollen bei IT-Anwendungen oder die Beratung in Datenschutzfragen in den einzelnen Fachabteilungen. Er oder sie erarbeitet datenschutzkonforme Prozesse, erstellt Richtlinien und Betriebsvereinbarungen und überprüft die Systemsicherheit. Darüber hinaus sind externe Datenschutzbeauftragte Ansprechperson in allen Datenschutzfragen und erstellen einen jährlichen Datenschutzbericht. Die Aufgaben eines oder einer externen DSB werden in erster Linie durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bestimmt.
Die Kosten hängen stark von der Größe des Unternehmens, der Branche und dem Umfang der notwendigen Tätigkeit ab. Wir erstellen ein auf Ihre Bedürfnisse abgestimmtes individuelles und transparentes Angebot.
Externe Datenschutzbeauftragte sind zudem häufig günstiger als interne, da man bei internen DSB die Lohnnebenkosten sowie Fortbildungskosten einberechnen muss.
Der externe Datenschutzbeauftragte kann für Unternehmen eine besonders wertvolle Lösung sein. Er oder sie bringt umfassendes Fachwissen und Erfahrung mit und kann sich voll und ganz auf den Datenschutz konzentrieren, ohne von anderen Unternehmensaufgaben abgelenkt zu werden. Der oder die externe Datenschutzbeauftragte kann objektive und unabhängige Überprüfungen und Analysen durchführen und bei der Entwicklung einer umfassenden Datenschutzstrategie behilflich sein.
Darüber hinaus können externe Datenschutzbeauftragte die notwendige Unterstützung bei der Bewältigung von Veränderungen bieten, die sich aus bestehenden und neuen Datenschutzvorschriften ergeben. Sie können Schulungen durchführen und sicherstellen, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf dem neuesten Stand der Datenschutzpraxis und -gesetzgebung sind.
Die Wahl zwischen einem oder einer internen und externen Datenschutzbeauftragten (DSB) hängt von einer Reihe von Faktoren ab, einschließlich der Größe des Unternehmens, der Komplexität der zu verarbeitenden Daten und der verfügbaren internen Ressourcen. Benötigt ein Unternehmen beispielsweise Unterstützung über mehrere Unternehmensstandorte hinweg und auf Konzernebene, so kann die Bestellung eines oder einer Konzerndatenschutzbeauftragten in Betracht gezogen werden. Unabhängig von der Wahl ist es jedoch von entscheidender Bedeutung, dass der oder die DSB über die zur Erfüllung seiner oder ihrer Aufgaben erforderlichen Qualifikationen verfügt. In der schnelllebigen digitalen Welt ist der Datenschutz eine zentrale Säule für jedes erfolgreiche Unternehmen. Externe Datenschutzbeauftragte können eine wichtige Ressource sein, um sicherzustellen, dass Unternehmen die Datenschutzbestimmungen einhalten und gleichzeitig innovativ und wettbewerbsfähig bleiben.