Die digitale Transformation und das gestiegene Datenschutzinteresse haben den Datenschutz ins Zentrum der Geschäftswelt gerückt. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, datenschutzrechtliche Anforderungen zu erfüllen, ohne dabei gleichzeitig ihre Geschäftsprozesse zu beeinträchtigen. Vor allem für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) kann es schwierig sein, die notwendigen Ressourcen zur Verfügung zu stellen, um alle Aspekte des Datenschutzes abdecken zu können. Sie müssen nicht nur sicherstellen, dass sie die Datenschutzgesetze einhalten, sondern auch ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entsprechend schulen sowie sich fortlaufend über die sich ständig ändernden Datenschutzpraktiken und -gesetze informieren. Unternehmen sind heute mehr denn je gefordert: Sie müssen ein klares, kohärentes und konformes Konzept für den Umgang mit personenbezogenen Daten entwickeln und umsetzen. Hier kommt der externe Datenschutzbeauftragte (DSB) ins Spiel. Wir geben einen Überblick über die wichtigsten Aufgaben.
Was macht der externe Datenschutzbeauftragte?
Der oder die externe Datenschutzbeauftragte unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung und dauerhaften Einhaltung der Datenschutzbestimmungen. Er oder sie überwacht den datenschutzrechtlich zulässigen Umgang mit personenbezogenen Daten im Unternehmen und berücksichtigt dabei auch die Belange des Beschäftigtendatenschutzes. Darüber hinaus legt er oder sie Datenschutzziele fest und bestimmt den Handlungsbedarf sowie den Zeitplan, um die Rechtskonformität im Bereich des Datenschutzes zu gewährleisten.
Was sind die wesentlichen Aufgaben des externen Datenschutzbeauftragten?
Zu den wesentlichen Aufgaben des oder der externen DSB gehören unter anderem das Hinwirken auf die Einhaltung der Datenschutzgesetze und -vorschriften sowie die Erstellung und Pflege von Verfahrensübersichten, die Sicherstellung der datenschutzkonformen Verarbeitung von Mitarbeitenden- und Kund:innendaten, die Durchführung von Vorabkontrollen bei IT-Anwendungen oder die Beratung in Datenschutzfragen in den einzelnen Fachabteilungen. Er oder sie erarbeitet datenschutzkonforme Prozesse, erstellt Richtlinien und Betriebsvereinbarungen und überprüft die Systemsicherheit. Darüber hinaus sind externe Datenschutzbeauftragte Ansprechperson in allen Datenschutzfragen und erstellen einen jährlichen Datenschutzbericht. Die Aufgaben eines oder einer externen DSB werden in erster Linie durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bestimmt.
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Was sind die Aufgaben des externen DSB im Detail?
Welche konkreten Aufgaben ein externer Datenschutzbeauftragter hat, hängt von den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab, für das sie oder er tätig ist. Zu diesen spezifischen Aufgaben können beispielsweise gehören:
- Erarbeitung gemeinsamer Datenschutzziele sowie Festlegung des Handlungsbedarfs und eines Zeitplans zur Erreichung der Rechtskonformität hinsichtlich des betrieblichen Datenschutzes;
- Festlegung von jährlichen Projektplänen und deren Umsetzung;
- Aufbau eines gesellschafts- und standortübergreifenden Datenschutzmanagementsystems (DSMS);
- Erstellung und Umsetzung eines Datenschutz- und Datennutzungskonzeptes;
- Erstellung und Prüfung der erforderlichen Dokumentationen wie das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT), Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA), Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOM) etc.;
- Durchführung von Compliance-Checks zur Datenverarbeitung;
- Durchführung von Datenschutz- und Risikofolgenabschätzungen bei risikobehafteten IT-Prozessen;
- Umsetzung von Rechten der Kund:innen und Mitarbeitenden wie Auskunft, Löschung, Recht auf Vergessenwerden, Datenübertragbarkeit;
- Erstellung und Umsetzung von Lösch- und Archivierungskonzepten;
- Beratung zu Themen des Beschäftigtendatenschutzes, u. a. zur elektronischen Personalakte, zum On- und Offboarding, zum Recruiting-Prozess etc.;
- Konzeption und Dokumentation von datenverarbeitenden Anwendungen und Prozessen (Privacy by Desgin);
- Etablierung und Umsetzung datenschutzrelevanter Prozesse, wie z. B. der Umgang mit Datenschutzvorfällen, die Bearbeitung von Betroffenenanfragen sowie der Abschluss von Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV);
- Beratung zu Datenflüssen in Unternehmensgruppen und Erstellung von datenschutzrechtlichen Standards (Intercompany Agreement);
- Kommunikation mit Datenschutzaufsichtsbehörden;
- Management von Datenschutzvorfällen sowie Planung und Umsetzung von Ad-hoc-Maßnahmen;
- Bearbeitung von Stakeholder-Anfragen;
- Erstellung eines jährlichen Datenschutzberichts.
Was kann der externe DSB für ein Unternehmen tun?
Der oder die externe Datenschutzbeauftragte kann für Unternehmen eine besonders wertvolle Lösung sein. Er oder sie bringt umfassendes Fachwissen und Erfahrung mit und kann sich voll und ganz auf den Datenschutz konzentrieren, ohne von anderen Unternehmensaufgaben abgelenkt zu werden. Der oder die externe Datenschutzbeauftragte kann objektive und unabhängige Überprüfungen und Analysen durchführen und bei der Entwicklung einer umfassenden Datenschutzstrategie behilflich sein.
Darüber hinaus können externe Datenschutzbeauftragte die notwendige Unterstützung bei der Bewältigung von Veränderungen bieten, die sich aus bestehenden und neuen Datenschutzvorschriften ergeben. Sie können Schulungen durchführen und sicherstellen, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf dem neuesten Stand der Datenschutzpraxis und -gesetzgebung sind.
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Was ist der Unterschied zwischen einem internen und einem externen Datenschutzbeauftragten?
Die Wahl zwischen einem oder einer internen und externen DSB hängt von einer Reihe von Faktoren ab, einschließlich der Größe des Unternehmens, der Komplexität der zu verarbeitenden Daten und der verfügbaren internen Ressourcen. Benötigt ein Unternehmen beispielsweise Unterstützung über mehrere Unternehmensstandorte hinweg und auf Konzernebene, so kann die Bestellung eines oder einer Konzerndatenschutzbeauftragten in Betracht gezogen werden. Unabhängig von der Wahl ist es jedoch von entscheidender Bedeutung, dass der oder die DSB über die zur Erfüllung seiner oder ihrer Aufgaben erforderlichen Qualifikationen verfügt. In der schnelllebigen digitalen Welt ist der Datenschutz eine zentrale Säule für jedes erfolgreiche Unternehmen. Externe Datenschutzbeauftragte können eine wichtige Ressource sein, um sicherzustellen, dass Unternehmen die Datenschutzbestimmungen einhalten und gleichzeitig innovativ und wettbewerbsfähig bleiben.
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